Consultor: como conduzir entrevistas eficazes

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Quais as Principais Perguntas Para as Quais um Consultor Precisa de Respostas? Que Informações Ele Precisará Conseguir? Como Fazer um Diagnóstico Empresarial?

No mundo moderno, a Consultoria Empresarial é considerada uma profissão liberal e também um negócio arriscado, uma vez que é muito fácil uma pessoa despreparada aventurar-se neste setor. O problema é conseguir manter-se atuando nela, pois ser Consultor requer competência, aplicação e conhecimentos profundos sobre negócios e organizações. E, para isso, o Consultor Empresarial deve saber utilizar com eficácia sua principal ferramenta: _ fazer perguntas numa entrevista.

Ao visitar uma empresa-cliente com a intenção de levantar problemas que podem ser solucionados com a sua intervenção, um Consultor Empresarial pode entrevistar desde o presidente da organização até o mais humilde dos seus colaboradores. No mundo corporativo não importa o cargo ocupado pelas pessoas, pois certamente ela estará às voltas com determinadas situações na qual precisará de informações de outros colaboradores.

Ela poderá fazer parte do time encarregado de uma “Fusão” – por exemplo – ou talvez a incumbam de gerenciar um novo negócio. As possibilidades são infinitas exigindo que o Consultor fale com alguém e, qualquer que seja o nome que se dê a isso, quando alguém faz perguntas e obtém respostas à essas indagações trata-se de uma “entrevista”.

Porém, muitas pessoas não gostam ou não têm tempo de serem entrevistadas e, diante disso, o Consultor deve lançar mão da sua principal ferramenta a fim de obter respostas e aproveitar melhor seu tempo. Ou seja, criar um “roteiro”. Ao elaborá-lo o Consultor deverá fazer-se as seguintes perguntas:

  • Quais são as perguntas para as quais eu preciso de respostas?
  • De que preciso – de fato – nessa entrevista?
  • Por que estou entrevistando essa pessoa?
  • O que estou tentando conseguir?

Após a elaboração do roteiro, o Consultor deve perguntar-se quais são as três informações que mais deseja respostas ao final da entrevista e concentrar-se nelas. Depois disso ele deve começar a entrevista, procurando saber bastante a respeito do seu entrevistado com antecedência.

Ele é um CEO (Presidente) que lhe dará respostas atravessadas se você lhe fizer perguntas delicadas? Ou ele é um gerente de nível médio cujas solicitações por mudanças na empresa foram ignoradas? Ambos poderiam ter a mesma informação que você procura, mas a abordagem a cada um deles seria diferente.

Comece com amenidades sobre o setor econômico da empresa, pois isso ajuda a quebrar o gelo e o entrevistador passa a falar sobre assunto que domina. Durante a entrevista o Consultor deverá fazer perguntas abertas porque elas estimulam o interlocutor a falar.

Além disso, o Consultor deverá pensar estrategicamente, pois ele tem uma meta a cumprir e tempo limitado para alcançá-la. Dessa forma, seguem abaixo algumas dicas que o ajudarão a conseguir o que quer de um entrevistado:

  • Consiga que o chefe do entrevistado marque a entrevista, pois isso permitirá que o entrevistado compreenda a sua importância.
  • Conduza a entrevista com um colega, pois é mais difícil ser eficaz sozinho. O Consultor poderá sobrecarregar-se com as suas anotações, deixando escapar pistas não-verbais que o entrevistado normalmente demonstra.
  • Ouça, mas não induza. Sua intenção não é obter apenas respostas afirmativas ou negativas e o que você quer – na verdade – são respostas minuciosas; ou seja, o máximo de informações possíveis. Portanto, a melhor maneira de obtê-las é ouvir, falando o menos possível. Lembre-se que o entrevistado provavelmente sabe mais sobre o negócio que você e a maior parte das informações que ele conceder será útil de um modo ou de outro.
  • Realize uma entrevista e não um interrogatório, pois o entrevistado pode se sentir acuado. Deixe-o a vontade e, se for necessário, faça rodeios em torno das questões. Sendo assim, seja sensível aos sentimentos do outro e compreenda que ele(a) pode se sentir ameaçado pelas suas perguntas.
  • Não queira perguntar tudo ao seu entrevistado, pois no seu roteiro você reduziu suas metas a duas (ou três) perguntas mais relevantes. Sendo assim, se você solicitar ao entrevistado que lhe transmita todo o seu conhecimento sobre o negócio dele você –provavelmente – se verá às voltas com um emaranhado de informações e será difícil chegar aos dados que realmente precisa.

Ao final da entrevista todos ficam mais relaxados e o entrevista sente que o poder que você exercia sobre ele se dissipou. Certamente ele baixará a guarda e acabará fornecendo–lhe informações que talvez não tenha revelado durante a entrevista. Dessa forma, pergunte-lhe se ele gostaria de acrescentar algo que tenha esquecido. Lembre-se que as pessoas conhecem melhor a empresa, suas unidades de negócios ou seus departamentos melhor que você. Elas talvez saibam quais problemas estão escapando à atenção dos diretores, quem está forçando coisas ou onde estão as verdadeiras causas de muitos problemas da organização.

Crédito foto: www.freedigitalphotos.net/patrisyu

Julio Cesar S. Santos
Professor, Consultor e Palestrante. Articulista de Vários Jornais no RJ, autor dos seguintes livros: “Promoção e Merchandising Eficientes Para Pequenas Empresas” (Ed. Aprenda Fácil), “Qualidade no Atendimento ao Cliente” (Ed. Clube de Autores), “Estratégia: o Jogo Nas Empresas” (AGBook Editora), “Vendedor Profissional” (Ed. Aprenda Fácil) e Co-Autor de "Trabalho e Vida Pessoal - 50 Contos Selecionados" (Ed. Qualytimark, Rio de Janeiro, 2001). Por mais de 20 anos treinou equipes de Atendentes, Supervisores e Gerentes de Vendas, Marketing e Administração em empresas multinacionais de bens de consumo e de serviços. Elaborou o curso de "Gestão Empresarial" e atualmente ministra palestras e treinamentos "In Company" nas áreas de Marketing, Administração, Técnicas de Atendimento ao Cliente, Secretariado e Recursos Humanos. Graduado em Administração de Empresas, Especialista em Marketing e Gestão Empresarial, com MBA em Marketing no Mercado Globalizado e Complementação Pedagógica.

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